山西大学修缮工程管理办法(修订)

 

 

 第一章   总  则

 

第一条 为了加强学校修缮工程管理，规范修缮工程工作流 程，厘清相关部门及人员在修缮工程实施过程中的权力和责任， 确保各项修缮工程安全、保质、保量、按期完成，根据《中华 人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》以及国家、山西省有  关政府采购管理的规定，结合我校实际情况，特制订本办法。

第二条 本办法中的修缮工程是指校园内公共建筑、公共设 施的维修、改造、装饰装修、绿化美化、零星应急维修及小型 的新建、改建、扩建等工程。

第三条 本办法适用于使用学校专项修缮资金、学校零星应 急维修项目资金和校内单位自筹资金进行的所有修缮工程；引 进社会资金进行的修缮工程参照本办法执行。

第四条 后勤管理处是学校修缮工程管理的职能部门，代表 学校对全校修缮工程进行管理。

    (一)使用学校专项修缮资金和零星应急维修项目资金的 修缮工程项目，由后勤管理处作为项目管理部门负责组织实施。

    (二)使用各单位自筹资金的修缮工程项目，由各单位作 为项目管理部门负责组织实施，后勤管理处对其进行审批和技 术指导。

第二章工程立项

 

第五条 学校专项修缮工程项目 

(一)年度专项修缮工程项目

每年十月底前，后勤管理处根据学校事业发展要求和教学 科研基础设施、公共服务基础设施运行情况、校园环境建设实 际进行调研，在充分征求有关方面意见的基础上，组织相关部 门及专业技术人员对修缮工程项目进行可行性、技术性论证，按照先急后缓、先重后轻的原则，编制下一年度专项修缮工程 项目立项计划，经相关校领导审核后，提请校长办公会议研究 确 定 。

(二)临时增加的专项修缮工程项目

根据学校实际工作需要，临时增加的专项修缮工程项目立 项与年度专项工程修缮工程项目立项程序相同。

(三)立项预算调整

根据实际工作需要，在不突破年度专项修缮工程项目总预 算前提下，立项计划内个别项目若需调整预算，须报分管校领 导和校长审批。

第六条 学校零星应急维修项目

后勤管理处每年编制一定额度的零星应急维修预算，作为 处置突发、应急和不可预见等维修项目资金。立项程序如下：

    (一)单项工程造价在5万元以下的零星应急维修项目，  由项目管理部门填写《山西大学零星应急维修项目立项审批单》 立 项 。

    (二)单项工程造价在5万元-30万元的零星应急维修项目，由后勤管理处专题会议研究立项。

    (三)单项工程造价在30万元以上的零星应急维修项目须 报分管校领导审批立项。

第七条 校内单位自筹资金项目

(一)单项工程造价在30万元以下的修缮工程项目，由各 自筹资金单位专题会议研究立项。

(二)单项工程造价在30万元以上(含30万元)的修缮 工程项目，须报联系或分管校领导审批立项。

第八条 立项计划备案

    经学校研究确定的年度专项修缮工程项目立项计划和临时  增加的专项修缮工程项目，后勤管理处须报学校纪检监察机构、审计处、计划财务处备案。

第三章工程前期管理

 

第九条 工程设计

    (一)对于一般性技术含量较低的修缮工程项目，由项目 管理部门相关技术人员编写工程技术说明，技术说明包含工程 主要内容，技术、安全、服务要求，材料要求及施工简图等。  

    (二)对于技术含量较高、功能要求复杂的修缮工程项目， 应由工程设计公司进行工程施工图设计，项目管理部门组织相 关技术人员进行审核认定。

    (三)工程设计公司的确定。每年年初，后勤管理处根据 本年度修缮工程项目立项计划，确定需要设计的项目和概算， 根据《山西大学货物和服务采购管理办法(试行)》确定1-2 家工程设计公司，作为本年度修缮工程设计工作的服务商。

第十条 工程预算

    (一)对于一般性技术含量较低的修缮工程项目，由项目 管理部门相关技术人员根据国家、省、市相关工程定额、规范， 编制工程预算。

    (二)对于采购金额在30万元以上(含30万元)、技术 含量较高、功能要求复杂的修缮工程项目，由工程造价咨询公 司编制工程量清单和招标控制价，项目管理部门组织相关技术 人员进行审核认定。

    (三)工程造价咨询公司的确定。每年年初，后勤管理处 根据本年度修缮工程项目立项计划概算，根据《山西大学货物 和服务采购管理办法(试行)》确定1-2家工程造价咨询公司， 作为本年度修缮工程造价咨询工作的服务商。

第十一条 工程预算审计

    采购金额在30万元以上(含30万元)的修缮工程项目， 工程量清单和招标控制价须经审计处进行审核。

第十二条 财政审批

(一)政府采购意向公开

政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上的项目均需 要公开采购意向，其中由集中采购机构组织的(框架)协议供货  方式采购、批量集中采购和紧急采购项目、涉密采购项目可不 公开采购意向。依法应当发布采购意向公开的项目应在中国政府采购网山 西分网(山西省政府采购网)和校园网发布项目采购意向。采 购意向公开的内容包括采购项目名称、采购需求概况、预算金额、预计采购时间等。其中，采购需求概况应当包括采购标的名 称、采购标的需实现的主要功能或者目标，采购标的数量，以及  采购标的需满足的质量、服务、安全、时限等要求(见附件5)。

(二)备案审批

使用财政性资金单项工程均须填报《山西大学政府采购情  况说明》(见附件1)、  《山西省省级单位政府采购明细表》 (见附件2)、《会议纪要》,并上传至山西大学招标采购管 理平台，通过后勤管理处上报政府采购相关管理部门备案审批， 根据备案审批的采购方式组织采购，学校零星应急维修项目另 需填报《山西大学零星应急维修项目立项审批单》(见附件3), 校内单位自筹资金项目另需填报《山西大学自筹资金维修改造 项目立项审批单》(见附件4),提交至后勤管理处审核后，  由后勤管理处相关人员上传至山西大学招标采购平台。

第十三条 工程采购

(一)政府采购组织形式包含：

1.政府集中采购 2.分散采购

3.自行组织

(二)政府采购方式包含：

1.公开招标

2.邀请招标

3.竞争性谈判

4.单一来源采购 5.询价

6.国务院政府采购机构监督管理部门认定的其他采购方式

(三)工程采购分类

1.政府集中采购目录以内，单项工程造价在100万元以上 (含100万元)的项目，由政府集中采购。

2.政府集中采购目录以内、且多频次、小额度的项目采用 (框架)协议采购方式实施采购，采购限额为100万元；其中单 项工程或批量工程造价在30万元以下的项目由项目管理部门 从协议供应商中直接择优确定中标单位，工程造价在30万元 (含30万元)-100万元的项目根据电子卖场竞价规则竞确定 中标单位。

3.政府集中采购目录以外，单项工程造价在1万元(含1 万元)-5万元的项目，由项目管理部门自行采购；单项工程造 价在5万元(含5万元)-30万元的项目，由项目管理部门询 价采购；单项工程造价在30万元以上(含30万元)的项目实 行分散采购。

(四)工程采购代理机构的确定

每年年初，根据《山西大学货物和服务采购管理办法(试 行)》确定1-2家工程采购代理机构，作为本年度采购代理工 作的服务商。

第十四条 工程合同管理及其它规定

(一)工程合同管理

1.工程合同管理按照《山西大学合同管理办法(试行)》 的规定执行。

    2.学校专项修缮工程和零星应急维修工程项目：后勤管理 处作为合同主办单位，负责合同的起草、审查、签订、履行工作。后勤管理处主要负责人取得学校校长授权后，可以以委托 代理人身份签署“建设工程施工合同”,加盖学校合同专用章 后 ，“建设工程施工合同”生效。

    3.校内各单位自筹资金维修项目：各单位作为合同的主办 单位，负责合同的起草及履行工作，后勤管理处作为合同归口 管理单位，负责合同的审查工作。各单位主要负责人取得学校 校长授权后，可以以委托代理人身份签署“建设工程施工合同”, 盖学校合同专用章后， “建设工程施工合同”生效。

    4.合同须按照《山西大学合同管理办法(试行)》规定的 合同审批程序审批后方可签订。合同金额达到200万元以上的 大额度装饰、维修合同按照重大合同审批流程审批，其他合同 按照一般合同审批流程审批。(二)所有工程开工前，项目管理部门与中标单位须签订 《山西大学修缮工程消防、治安安全责任书》(见附件6)。(三)所有工程开工前，中标单位须填报《山西大学修缮 工程开工审批单》(见附件7),经项目管理部门和学校消防、 治安、水电等管理部门签署意见后方可进场施工。

第十五条 工程监理

(一)对于采购金额超过400万元、技术复杂、功能要求 高的工程项目，应由工程监理公司进行工程监理。

    (二)工程监理公司的确定。每年年初，后勤管理处根据 本年度修缮工程项目立项计划，确定需要实行监理的项目和概 算，根据《山西大学货物和服务采购管理办法(试行)》确定 1-2家监理公司，作为本年度工程监理工作的服务商。

第四章工程施工过程管理

 

第十六条 管理要素

    (一)工程开工后，项目管理部门要做到“四管、四控、 一协调”,即：合同管理、现场管理、生产要素管理、信息管 理；安全控制、质量控制、进度控制、投资控制；组织协调。

    (二)实行工程监理、跟踪审计的工程项目，监理单位和跟踪审计单位须全过程参与管理并履行相应的职责。

第十七条 方案审核

工程开工前，项目管理部门要审核施工单位的详细施工方 案，包括：施工工序、工期排序、人力安排、材料设施安排等。

第十八条 材料设备及专业分包工程认定

    (一)施工中所有材料设备必须经过项目管理部门、使用 单位等部门的认质认价，主要指材料规格型号、品牌、产地、 出厂检验合格证及价格等。

    (二)中标范围内，能够满足招标文件要求的材料设备认 定：由项目管理部门、使用单位和施工单位共同议定。

    (三)中标范围内属于暂估价的材料设备和中标范围以外 的材料设备以及专业分包工程的认定：1.10万元以下单项材料设备及专业分包工程由项目管理部 门、使用单位和施工单位共同议定并形成会议纪要。2.10万元以上(含10万元)单项材料设备及专业分包工 程，委托采购代理机构代理采购，采购相关文件由项目管理部门和施工单位共同编制；施工单位须与中标方签订有关合同， 项目管理部门留存合同副本。

第十九条 分部分项验收

    施工过程中，施工单位每完成一道工序，须向项目管理部  门项目负责人进行报验，并填写《山西大学工程分部分项 验收单》(见附件8),未经项目管理部门相关人员签字认可， 施工单位私自进行下一道工序施工，则上一道工序内容项目管 理部门不予认可。

第二十条 工程变更

(一)合同总价范围内的工程变更

1.变更增减金额在10万元以下的单项工程变更，由项目管 理部门、施工单位、使用单位共同议定，会签《山西大学工 程变更签证单》(见附件9)。

    2.变更增减金额在10万元(含10万元)以上的单项工程 变更，由项目管理部门报分管校领导审批。

(二)合同总价范围外的工程变更

合同总价范围外增加的项目，项目管理部门须履行相关审 批手续，依法进行采购。

第二十一条 工程例会

根据工程项目大小，施工中相关人员应通过“日碰头”、“周例会”、“专题会”等形式，协调解决施工过程中相关问题，确保工程顺利进行，同时做好相关会议记录。

第二十二条 工程资料

项目管理部门和施工单位要随时收集整理工程相关资料，  包括：施工图、工程量清单、招标控制价、政府采购计划书、  招标相关资料、材料认定、分部分项验收、隐蔽工程影像资料、工程变更、工程结算审计、工程验收、工程竣工图、相关会议 记录等。整理齐全的工程资料要归档保存。

第五章工程验收 

第二十三条 工程初验

工程竣工后，施工单位应进行全面自检；自检合格后由项目管理部门进行工程初验；初验合格且竣工资料齐全，经项目管理部门相关负责人认可后进行正式验收。

第二十四条 工程正式验收

(一)工程具备正式验收条件后，施工单位向项目管理部 门提交书面正式验收申请，项目管理部门自接到施工单位验收 申请后20个工作日内，组织相关部门和使用单位进行验收。验收通过后，会签《山西大学修缮工程竣工验收证明书》(见附 件10)。

    (二)零星应急维修项目须一事一验，由项目管理部门和 使用单位共同验收。

    (三)修缮工程如涉及公用房使用性质、结构功能发生改变，工程验收时，需向国有资产管理处提供改变后的《山西大 学公用房使用情况登记表》。

第六章工程结算与付款 

    第二十五条  工程量核定

工程施工过程中和竣工后，项目管理部门组织相关人员(不 少于2名)与施工单位进行工程量的核定，填写《山西大学修 缮工程工程量核定单》(见附件11),作为工程结算的重要依据。

第二十六条  工程结算与审计

施工单位在工程验收合格、工程量核定后20个工作日内，根据核定的工程量和相关招标资料以及国家、省、市相关工程 定额编制工程结算书，经项目管理部门项目负责人审核、单位负责人签字、加盖单位公章，并填报《山西大学修缮工程送审 表》(审计处网站下载)后报送审计处审计。

第二十七条  工程款支付

(一)本类工程无预付款，工程竣工验收合格，工程结算 书经发包人审计部门审核，依据发包人审计部门出具的审计报 告，在承包人向发包人交纳审计价款3%的质保金后，由发包人支付。质保金在缺陷责任期2年后无息返还。

    (二)工程造价在100万元以上(含100万元)的项目， 付款进度执行合同中的相关约定。

 

第七章纪律与监督

 

第二十八条 项目管理部门在修缮工程项目立项、招投标、工程变更、现场签证、工程验收、材料和设备采购、工程量核定等工作中必须严格按照有关法律、法规和程序办事，不得违反有关法律、法规和学校相关制度。

第二十九条 学校纪检监察机构对修缮工程管理中发生的违规、违纪、违法行为，按照有关规定给予严肃查处，追究相关党员领导干部的责任，构成犯罪的要移交司法机关追究刑事责 任 。

 

第八章附则

 

第三十条《山西大学修缮工程管理工作流程图》(见附件 12)。

第三十一条 本办法自公布之日起执行。学校原有相关规定 同时废止，上级另有规定的按上级规定办理。

第三十二条 本办法由后勤管理处负责解释。