内部审计实务指南第4号----高校内部审计(8)
发布者：sjc 时间：2013-06-21
内部审计实务指南第4号----高校内部审计
第二章 内部控制审计
第八节 物资采购管理内部控制审计
第四十八条 物资采购内部控制审计是指内部审计机构为保证本单位物资采购信息的可靠透明、资金的安全完整、物资采购资源得到合理有效配置、降低单位物资采购风险、保证遵守物资采购活动相关法律法规，而对单位物资采购内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。物资采购包括设备采购、图书采购、药品采购等大宗物资采购，但不包括对建设工程等服务采购。
第四十九条 物资采购内部控制审计应获取的资料主要有：
（一）物资采购管理机构及相关单位的部门职责、岗位职责及工作手册；
（二）各类物资采购管理法律法规及相关制度文件；
（三）物资采购申请表、物资采购招标文件、大型设备采购论证文件；
（四）物资采购经费收支报表、会计账簿及会计凭证等会计资料；
（五）物资采购合同；
（六）其他有关资料。
第五十条 物资采购内部控制审计的内容主要有：
（一）物资采购的控制环境
1
、管理部门是否建立物资采购管理制度，是否根据情况变化及时进行修改；
2
、物资采购管理部门职责是否明确，与单位其他部门之间的职责划分是否合理；
3
、物资采购内部岗位设置是否合理，是否对关键岗位进行分工，岗位职责是否明确；
4
、是否针对不同的物资采购活动制定了完整的业务流程，并为单位员工所熟知；
5
、人员招聘是否履行相关程序，是否定期组织员工培训，提高其道德素质和专业能力，是否对员工进行定期考核，是否制定明确的奖罚制度；
6
、是否制定从业人员的职业道德规范，职业道德规范内容是否明确、切实可行，并是否得到有效执行。
（二）物资采购的风险管理
1
、风险管理目标是否明确并切实可行；
2
、是否建立识别物资采购管理风险的适当机制；
3
、是否有适当层次的管理部门建立物资采购管理风险的评估机制；对物资采购管理风险的评估是否全面；是否对人事、控制程序等变化设立反应机制；
4
、是否及时进行风险管理；是否建立物资采购管理风险的控制机制，包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等；各项风险管理机制是否有效。
5
、风险管理机制是否包括对物资采购流程的监控，比如是否审核供应商资质，是否评估供应商信誉、资质和财务状况，是否对供应商生产产品进行质量检验，是否检查采购人员素质，是否对采购活动流程设计监督机制，是否对采购物资进行验收，验收单的价格和数量是否与采购单一致，付款手续是否齐全；
6
、是否设计应急计划回避、降低、防范物资积压和短缺等情况；是否设立了备选供货商团队。
（三）物资采购的控制活动
1
、物资采购计划
（1）采购计划的编制是否符合单位需求，采购申请所要求的技术指标是否明确，是否有采购经费予以保障；采购申请表是否有库管人员的签字，是否已考虑到单位实际库存量状况；
（2）各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请进行分类初审，对口把关；
（3）对不符合规定的采购申请，有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准其采购申请；对于紧急采购情况，是否在规定日期内补办相关手续；
（4）对于重要的和技术性较强的物资采购，是否组织专家进行论证，实行集体决策和审批；
（5）大型仪器设备采购计划中所要求的配套设施是否符合设备需要，并已准备到位；
（6）采购计划所列的价格和物资数量是否合理；
（7）是否按要求进行招标采购，招标过程是否公平、公开、公正；是否建立供应商评价小组，小组人员组成是否合理，是否经集体决策择选供货商名单；是否定期调查和复核供货商名单。
2
、物资采购申报价格
（1）是否按照规定程序进行价格申报，是否根据不同的物资采购方式确定申报价；申报价是否高估虚报；申报价格是否经过合理程序进行核定；
（2）申报单中所列物资品种是否在采购计划范围内，是否列入采购预算；是否存在随意压价而忽视物资质量的现象。
3
、物资采购合同
（1）供货商是否具有签约资格；
（2）合同的签订程序是否合规，市场调查阶段是否按“货比三家”的原则进行市场调查，是否取得供货商完整的档案资料以确认供货商的信誉和履约能力，参与业务谈判的代表的业务能力和技术水平是否具备，是否由两人以上参与谈判，合同变更、解除或终止的理由是否充分，是否签署了书面变更协议并履行了审批手续，对于已发现的将严重损害组织利益的已签署合同，是否及时采取了纠正措施；
（3）合同内容是否得到全面、严格的履行，有无合同违约，如对方违约，是否及时组织索赔，如本单位违约，是否追究相关人员的责任；
（4）有无专门合同管理机构，合同的归档和保管是否完整，是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其他合同附件。
4
、物资采购计划执行
（1）是否按采购计划、采购申请单确定的采购方式和供货商进行采购；对基建工程和设备、教材、图书等大宗物资的采购，是否按规定实行政府采购或公开招标；
（2）是否设置独立的部门或人员进行采购验收，是否制定适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊；是否存在验收不严造成以次充好等现象；验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；验收是否签署顺序编号的验收报告；
（3）是否严格按照合同规定进行验收，超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准；逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；短缺物资和不符合质量要求的物资是否根据不同情况及时组织索赔；
（4）审查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申报单、采购计划、采购合同一致，价格的变动是否经过核准；运费是否符合确定的价格标准；
（5）是否在物资采购申请单、验收单、供货商发票等核对无误的基础上出具付款申请单，财会部门是否是对所有单据进一步审核后才编制记账凭证、登记付款凭单登记簿或应付账款明细账，确认负债；
（6）付款是否符合资金结算制度的要求；付款是否在会计人员审核的基础上，经过授权人审批；是否按确定的付款方式付给指定的收款人；核实付款金额和收款人是否正确；有无使用空白支票；已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等；
（7）预付账款是否经过申请、审批；收到采购物资后，是否根据供应商发票及时冲减预付账款；是否与供货商定期对账；
（8）是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表；是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况；采用分析性复核方法，通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额，确定应付账款有无异常变动。
5
、物资采购经费管理
（1）专项采购经费是否实行专项管理，有无挪用；
（2）有无长期未使用的采购经费，采购经费预算是否合理；
（3）是否由采购人员以外的人员定期与供货单位进行对账，核对采购及欠款情况；
（4）物资采购的过程中对给予折扣的经营者，是否明示并如实入账，是否存在暗扣情况，收取的回扣收入是否纳入单位统一核算与管理。
（四）物资采购的信息与沟通
1
、重大决策是否形成会议记录，会议记录是否完整；
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、各项制度及签订的各项协议是否装订成册，是否根据情况变化及时进行修订，相关制度是否按规定公开；
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、是否建立物资采购信息管理系统，信息录入流程是否清晰，是否投入充分的资源来支持对信息系统的开发和修改，修改是否得到授权，对有关信息的接触是否制定了限制规定；
4
、采购系统是否定期生成报告对报告信息与其它信息（比如财务信息等）存在的差异是否及时妥善处理，是否将调查结果向管理层提交，是否及时妥善处理管理层反馈意见；是否按规定程序进行信息公开；
5
、有无畅通的例外情况报告渠道，员工的反馈以及供货商的投诉渠道是否畅通，员工是否能在信息畅通的环境下有效履行职责。
（五）物资采购的监督
1
、是否建立适当管理程序保证物资采购控制的运行；是否定期或不定期评估运行效果；并对运行的效果进行评估；评估的内容是否全面、充分并突出重点，评估的目标是否着眼于内部控制体系的健全、有效；
2
、是否根据评估结果对相关内容加以改进，并对改进的内容进一步评估，在评估的基础上进一步改进，形成一种良性循环机制；
3
、是否对相关部门的检查处理意见及时落实到位；
4
、 是否建立物资采购流程持续监督机制，是否定期向管理层汇报监督情况，是否定期对监督机制进行评估更新；采购程序稽核和监督人员是否独立。
第五十一条 物资采购内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅物资采购档案、审查物资采购经费收支会计资料、研究分析物资采购管理制度、对物资采购流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。
第五十二条 通过对物资采购内部控制的了解、记录和对物资采购内部控制的多项测试后，审计人员应在审计报告中对物资采购内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价，说明内部控制薄弱环节及风险因素，并提出改进措施。