山西大学修缮工程管理办法(试行)
山大后勤字〔2015〕3号
第一章 总 则
第一条 为了加强学校修缮工程管理，规范修缮工程工作流程，厘清相关部门及人员在修缮工程实施过程中的工作职责，确保各项修缮工程安全、保质、保量、按期完成，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部第74号令）以及国家、山西省有关政府采购管理的相关规定，结合我校实际情况，特制订本办法。
第二条 本办法中的修缮工程是指校园内公共建筑、公共设施的维修、改造、装饰装修、零星应急维修及小型的新建、改建、扩建等工程。
第三条 本办法适用于使用学校专项修缮资金、校内各单位（含后勤管理处下属各中心）自筹资金的所有修缮工程；使用非财政资金、引进社会资金的修缮工程参照本办法执行。
第四条 后勤管理处是学校修缮工程管理的职能部门，代表学校对全校修缮工程进行管理。使用学校专项修缮资金的修缮工程项目由后勤管理处作为项目管理部门负责组织实施；使用各单位自筹资金的修缮工程项目,由各单位作为项目管理部门负责组织实施，后勤管理处对其进行技术指导和业务监管。
第二章 工程项目立项
第五条 学校专项修缮工程项目立项
（一）每年九月底前，后勤管理处根据学校对教学科研基础设施、公共服务基础设施、校园环境建设等方面提出的调整、改善要求和校内各单位事业发展需求的申请，组织相关部门及专业技术人员对修缮工程项目进行可行性、技术性论证，提出实施方案及概算；在充分征求有关方面意见的基础上，按照先急后缓、先重后轻的原则，科学编制下一年度专项修缮工程项目立项计划，经分管校领导审核后，报校长办公会议研究确定立项。
（二) 根据实际工作需要，年中确需增加的专项修缮工程项目，立项程序同第五条（一）。
（三）经校长办公会议研究确定的专项修缮工程项目立项计划，后勤管理处须报纪检监察室、审计处、计划财务处备案。
（四）根据实际工作需要，专项修缮工程项目立项计划内的项目和概算调整，须报分管校领导和校长审批。
第六条 学校零星应急维修项目立项
（一）学校每年编制一定额度的零星应急维修预算，作为处置突发、应急等不可预见维修项目资金。
（二）校内各单位（含后勤各部门）使用学校零星应急维修资金的维修项目，须填报《山西大学零星应急维修项目立项审批单》，单项工程造价在5万元以下的零星应急维修项目由后勤管理处通过专题会议研究立项，5万元以上（含5万元）的零星应急维修项目须报分管校领导审批立项。
第七条 校内各单位（含后勤管理处下属各中心）自筹资金修缮工程项目立项
（一）校内各单位（含后勤管理处下属各中心）使用自筹资金的修缮工程项目，须填报《山西大学自筹资金修缮工程项目立项审批单》。
（二）单项工程造价在10万元以下的修缮工程项目，由各自筹资金单位专题会议研究立项；单项工程造价在10万元以上（含10万元）的修缮工程项目，须报联系或分管校领导审批立项。
第三章 工程前期管理
第八条 工程前期管理包括工程设计;工程预算;工程预算审计、财政审批;工程采购;工程合同管理;工程监理等。
第九条 工程设计
（一）对于一般性技术含量较低的修缮工程项目，由项目管理部门相关技术人员编写工程技术说明，技术说明包含工程主要内容，技术、安全、服务要求，材料要求及施工简图等。
（二）对于技术含量较高、功能要求复杂的修缮工程项目，应由专业设计单位进行工程施工图设计,项目管理部门组织相关技术人员进行审核认定。
（三）工程设计公司实行年度服务制。每年年初，后勤管理处根据本年度修缮工程项目立项计划，确定需要设计的项目和概算；通过采购代理机构招标确定1-2家工程设计公司，作为本年度修缮工程设计工作的服务商。
第十条 工程预算
（一）对于一般性技术含量较低的修缮工程项目，由项目管理部门相关技术人员根据国家、省、市相关工程定额、规范，编制工程预算。
（二）对于技术含量较高、功能要求复杂的修缮工程项目，由专业工程造价咨询公司编制工程量清单和招标控制价，项目管理部门组织相关技术人员进行审核认定。
（三）工程造价咨询公司实行年度服务制。每年年初，后勤管理处根据本年度修缮工程项目立项计划概算，通过采购代理机构招标确定2-3家工程造价咨询公司，作为本年度修缮工程造价咨询工作的服务商。
第十一条 工程预算审计、财政审批
（一）所有修缮工程（含工程设计、造价、监理服务），单项工程造价在1万元（含1万元）--10万元的项目预算，须经后勤管理处进行预算审核；10万元以上（含10万元）的项目预算，须经审计处进行预算审核。
（二）使用财政资金的修缮工程项目，在预算审核后，须填报《山西省省级单位政府采购项目明细表》（计财处网站下载），并通过计划财务处上报政府采购相关管理部门审批，根据核定的采购方式组织采购。
第十二条 工程采购
（一）政府采购组织形式包含：
1、政府集中采购；2、部门集中采购；3、分散采购
（二）政府采购方式包含：
1、公开招标；2、邀请招标；3、竞争性谈判；4、单一来源采购；5、询价采购；6、政府采购管理部门认定的其他方式
（三）单项工程造价在100万元以上（含100万元）的项目，由山西省省级政府采购中心组织采购；单项工程造价在5万元（含5万元）-100万元的项目，委托采购代理机构代理采购；单项工程造价在5万元以下的项目，因其具有散、小、急等方面的特殊性和不确定性，为及时提供有效的服务和保障，由后勤管理处按零星应急维修的常规内容和资金来源情况，分类、分次打包委托采购代理机构代理采购。
（四）采购代理机构实行年度服务制。每年年底，由后勤管理处委托信誉好且不参加下一年度学校修缮工程项目采购代理的采购代理机构，通过公开招标的方式，确定2-3家采购代理机构，作为下一年度采购代理工作的服务商。
第十三条 工程合同管理及其它规定
（一）所有工程开工前，项目管理部门与中标单位应按相关规定及招标文件、投标文件、中标承诺等拟定“建设工程施工合同”，经双方法定代表人或委托代理人签字、加盖单位合同专用章后生效。但是，通过省级政府采购中心采购的项目，合同须经学校审计处、法律事务办公室审核后方可签订。
（二）所有工程开工前，项目管理部门与中标单位须签订《山西大学修缮工程消防、治安安全责任书》，作为合同的附件装订在合同内。
（三）所有工程开工前，中标单位须填报《山西大学修缮工程开工审批单》，经项目管理部门和学校消防、治安、水电等管理部门签署意见后方可进场施工。
（四）使用财政资金打包采购的零星应急维修工程项目，统一由后勤管理处负责与中标单位签订“建设工程施工合同”。
第十四条 工程监理
（一）工程造价在100万元（含100万元）以上或技术复杂、功能要求高的工程项目，须实行工程监理制。
（二）工程监理公司实行年度服务制。每年年初，后勤管理处根据本年度修缮工程项目立项计划，确定需要实行监理的项目和概算，通过采购代理机构招标确定1家工程监理公司，作为本年度工程监理工作的服务商。
第四章 工程施工过程管理
第十五条 管理要素
(一）工程开工后，项目管理部门要做到“四管、四控、一协调”即：合同管理、现场管理、生产要素管理、信息管理；安全控制、质量控制、进度控制、投资控制；组织协调。
（三）打包采购的零星应急维修项目，项目管理部门在开工前要给施工单位下达《山西大学零星应急维修工程任务单》。
第十六条 方案审核
工程开工前，项目管理部门要审核施工单位的详细施工方案，包括：施工工序、工期排序、人力安排、材料设施安排等。
第十七条 材料设备及专业分包工程认定
（一） 施工中所有材料设备必须经过项目管理部门、使用单位的审核检验，主要有：材料规格型号、品牌、产地及出厂检验合格证等。
（二）中标范围内，能够满足招标文件要求的材料设备认定：由项目管理部门、使用单位和施工单位共同议定。
（三）中标范围内属于暂估价的材料设备和中标范围以外的材料设备以及专业分包工程的认定：5万元以下单项材料设备及专业分包工程由项目管理部门、使用单位和施工单位共同议定；5万元以上（含5万元）单项材料设备及专业分包工程，委托采购代理机构代理采购，采购相关文件由项目管理部门和施工单位共同编制。施工单位须与供应商签订有关合同，项目管理部门留存合同副本。
第十八条 分部分项验收
施工过程中，施工单位每完成一道工序，须向项目管理部门项目负责人进行报验，并填写《山西大学 工程分部分项验收单》，未经项目管理部门相关人员签字认可，施工单位私自进行下一道工序施工，则上一道工序内容项目管理部门不予认可。
第十九条 工程变更
工程变更一般指中标范围内项目内容的增减以及中标范围外项目内容的增加。所有通过政府采购确定的工程项目内容原则上不得变更，但根据施工现场实际和工作需要确需进行工程变更的，按以下变更程序进行：
（一）中标范围内的工程变更：变更增加金额在5万元以下的单项工程变更，由项目管理部门、施工单位、使用单位共同议定，会签《山西大学 工程变更签证单》；变更增加金额在5万元（含5万元）以上的单项工程变更，项目管理部门需组织学校相关技术人员进行方案、技术、造价的论证，报分管校领导审批后实施。工程变更累计金额原则上不超过合同总价的20%。变更项目增加费用在中标清单暂列金额中列支。
（二）中标范围外的工程变更：中标范围外增加的项目，项目管理部门须履行相关审批手续，按政府采购程序进行采购。
第二十条 工程例会
根据工程项目大小，施工中相关人员应通过“日碰头”、“周例会”、“专题会”等形式，协调解决施工中相关问题，确保工程顺利进行。
第二十一条 工程资料
项目管理部门和施工单位要随时收集整理工程相关资料，包括：工程设计图、工程量清单、招标控制价、政府采购审批单、招标相关资料、材料认定、分部分项验收、隐蔽工程影像资料、工程变更、工程结算审计、工程验收、工程竣工图等。整理齐全的工程资料要归档保存。
第五章 工程验收
第二十二条 工程初验
工程竣工后，施工单位应进行全面自检；自检合格后由项目管理部门进行工程初验；初验合格且竣工资料齐全，经项目管理部门相关负责人认可后进行正式验收。
第二十三条 工程正式验收
第六章 工程结算与付款
第二十四条 工程量核定
工程施工过程和竣工后，项目管理部门组织相关人员（不少于2名）与施工单位进行工程量的核定，填写《山西大学修缮工程工程量核定单》，作为工程结算的重要依据。
第二十五条 工程结算与审计
第二十六条 工程款支付
（一）工程造价在100万元以下的项目，工程竣工验收合格，工程结算书经项目管理部门审核认定后，按结算价款的80%支付工程款；其余款项，依据审计报告在施工单位交纳质保金后支付。
（二）工程造价在100万元（含100万元）以上的项目，付款进度执行合同中的相关约定。
（三）使用自筹资金打包采购的零星应急维修项目工程款的支付，项目管理部门须填写《山西大学自筹资金零星应急维修项目预算调整申请单》，计财处将该部门的预算调整到后勤管理处项目专户，由后勤管理处统一对施工单位进行结算。
第七章 附则
第二十七条《山西大学修缮工程管理流程图》。
第二十八条本办法自公布之日起执行。原有规定内容与本办法不符之处，以本办法为准。
第二十九条 本办法由后勤管理处负责解释。
山西大学
2015年5月15日
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